|
Je jaarlijkse relatie evenement voor al je werknemers, klanten en andere relaties staat weer op de planning. De editie van vorig jaar was alleen niet zo’n groot succes, dat wil je dit jaar voorkomen. Maar welke stappen moet je zetten om dat voor elkaar te krijgen? Hier lees je vijf tips om je relatie evenement tot een succes te maken. Deze tips lijken misschien vanzelfsprekend, maar toch worden ze regelmatig vergeten.
Een goede bijpassende locatie is een goede start voor je evenement. Zeker een locatie die een toegevoegde waarde heeft. Als je een gethematiseerd evenement organiseert is het een leuk idee om een locatie uit te kiezen die een link heeft het evenement. Bovendien is het ook een leuke verrassing wanneer je gasten naar een originele locatie mogen gaan in plaats van een standaard zaaltje.
Ik hoor je denken: ‘’ja duh’’. Toch is eten en drinken iets wat vaak wordt vergeten. Tuurlijk, je zorgt voor koffie en thee en eventueel een broodje, maar je gasten zullen hier niet tevreden mee zijn, al is dit natuurlijk wel afhankelijk van de tijd van je evenement. Wanneer je zorgt voor een uitgebalanceerd menu met voor ieder wat wils zijn mensen toch een stuk positiever over jouw evenement dan wanneer je slechts voor een simpel broodje zorgt.
Dit is uiteraard afhankelijk van het soort evenement wat je wil gaan organiseren. Is het een informatief evenement waar je gasten luisteren en informatie opdoen of wil je ook een stukje entertainment aan het geheel toevoegen. Geef in de uitnodiging een teaser van het programma. Zo maak je je (potentiële) gasten geïnteresseerd en zorgen ze met een beetje geluk ook voor mond-tot-mond reclame.
De laatste en misschien wel allerbelangrijkste tip is: zorg voor een goede balans. Ligt de focus van je evenement op informatie-uitwisseling? Houd er dan wel rekening mee dat niet je hele evenement puur en alleen hier over gaat. Een stukje ontspanning is ook belangrijk. Denk ook goed na over de tijd van je evenement. Je gasten hebben het druk, een hele werkdag gaan ze dus niet opgeven voor jouw evenement. De vrije avond of het weekend is nog waardevoller. Een dagdeel is vaak al meer dan genoeg.
Het doel van ieder evenement is uiteindelijk toch gewoon netwerken. Zorg er dan ook voor dat je daar genoeg tijd voor inplant. Een interessant en gevarieerd programma is natuurlijk hartstikke leuk, maar men gaat toch met een leeg gevoel naar huis als ze geen interessante gesprekken hebben gevoerd. Plan dus een aantal pauzes of borrels in zodat je gasten met elkaar en met jou in gesprek kunnen.
|
Veelgestelde vragen
Waarom is de locatiekeuze belangrijk voor een relatie evenement?▼
Een goede locatie geeft toegevoegde waarde aan je evenement. Bij een gethematiseerd evenement kies je best een locatie die aansluit bij het thema. Een originele plek in plaats van een standaard zaaltje zorgt voor een positievere indruk bij je gasten.
Wat moet ik voorzien qua catering voor mijn relatie evenement?▼
Zorg voor een uitgebalanceerd menu met variatie, niet alleen koffie en broodjes. Het aanbod moet aansluiten bij het type en de duur van je evenement. Wanneer je zorgt voor kwaliteit eten en drinken, zijn gasten positiever over het gehele evenement.
Hoe lang moet een relatie evenement duren?▼
Een dagdeel is vaak voldoende, omdat je gasten het druk hebben. Een avond of weekend is waardevoller voor deelnemers dan tijdens werkuren. Zorg dat de duur aansluit bij het doel van je evenement.
Hoe zorg ik voor voldoende netwerkgelegenheid?▼
Plan bewust pauzes en borrels in zodat gasten met elkaar kunnen spreken. Dit is essentieel omdat netwerken het eigenlijke doel van het evenement is. Een interessant programma is leuk, maar goede gesprekken maken het evenement geslaagd.
Welke balans moet ik aanbrengen in mijn relatie evenement?▼
Combineer informatieuitwisseling met ontspanning en netwerkgelegenheid. Zorg dat het programma gevarieerd is en niet volledig gericht op informatie. Dit zorgt ervoor dat gasten tevreden naar huis gaan.
