Schoonmaakbedrijf Dordrecht en glazenwasser Dordrecht: afspraken voor een flexkantoor

Op dinsdag schuift uw derde collega aan op dezelfde flexplek. De vorige gebruiker heeft zijn koffiekopje meegenomen, maar op het bureaublad liggen nog kruimels. Sinds uw kantoor met flexplekken werkt, gebruiken medewerkers sommige bureaus intensiever dan vroeger. Toch volgt de schoonmaak nog het werkprogramma dat bij de oude indeling hoorde.

Als kantoormanager ziet u de klachten binnenkomen. Het pand is niet groter geworden, maar het gebruik is wel veranderd. Wie met een schoonmaakbedrijf in Dordrecht samenwerkt, heeft daarom meer aan een gesprek over bezette werkplekken dan aan alleen het aantal vierkante meters. Een lege kamer en een drukbezochte flexruimte vragen niet vanzelf om dezelfde inzet.

Een andere bezetting vraagt om andere afspraken

Een vast bureau had meestal één gebruiker. Die wist welke spullen konden blijven staan en maakte zelf ruimte voor de schoonmaak. Bij een flexplek voelt niet iedereen zich daarvoor verantwoordelijk. Een achtergelaten toetsenbord lijkt van niemand, terwijl de volgende collega verwacht dat de tafel schoon is.

Ook bij de ramen verandert er iets. U zet extra bureaus langs de gevel en plaatst beeldschermen op de vensterbank. De glazenwasser in Dordrecht kan dan niet zonder meer bij het glas aan de binnenzijde. Meer schoonmaak bestellen helpt weinig zolang de werkplek in de weg staat.

Loop daarom met uw aanspreekpunt door de ruimte terwijl medewerkers er werken. Op een lege vrijdag ziet u niet waar op dinsdag de tassen staan. Kijk welke bureaus meerdere mensen gebruiken en waar spullen de toegang belemmeren. Daarmee vertelt u de schoonmaker meer dan met de melding dat het kantoor tegenwoordig drukker is.

Een schoon bureau begint met een vrij werkvlak

Leg vast wie de werkplek vrijmaakt. Hier ontstaan gemakkelijk verkeerde verwachtingen. Een medewerker denkt dat de schoonmaker spullen even verplaatst. De schoonmaker weet niet of die losse papieren bij een lopend dossier horen en laat ze liggen. De volgende ochtend klaagt iemand dat de schoonmaker het bureau heeft overgeslagen.

Maak onderscheid tussen opruimen en reinigen. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat medewerkers aan het einde van hun werkdag het bureaublad leeg achterlaten. Bespreek apart wie gedeelde toetsenborden schoonmaakt en welke werkwijze daarbij past. Ga er niet van uit dat de schoonmaker ook alle apparatuur behandelt als die het bureaublad reinigt.

Spreek voor de glasbewassing af wie beeldschermen of persoonlijke spullen bij het raam weghaalt. Laat medewerkers hun eigen apparatuur verplaatsen voordat de glazenwasser komt. Zo hoeft de glazenwasser geen stekkers los te trekken of te beslissen welke spullen hij mag aanraken.

Eén aanspreekpunt moet wijzigingen doorgeven

Eén aanspreekpunt kan zorgen dat iedere uitvoerder over wijzigingen hoort. Als u een rij bureaus verplaatst, moet zowel de schoonmaakploeg als degene die de binnenramen wast dat weten. U hoeft dezelfde wijziging dan niet aan afzonderlijke uitvoerders uit te leggen.

Philips Schoonmaak werkt met vaste medewerkers en rechtstreeks contact. Als kantoormanager kunt u met hen bespreken hoe medewerkers de werkplekken gebruiken, in plaats van alleen losse klachten door te geven. Vraag daarbij wie de aangepaste afspraken aan de uitvoerders doorgeeft.

Plan na de gewijzigde kantoorindeling een controlemoment op een drukke werkdag. Bekijk dan een bureau dat meerdere collega’s hebben gebruikt. Controleer ook of de ruimte bij de ramen daadwerkelijk vrij blijft. Blijkt een vensterbank inmiddels de vaste plek voor reservemonitoren, dan vraagt dat eerst om een andere opbergplek, niet om een extra wasbeurt.