Slimmer werken met werkplekken in de cloud

Een medewerker begint thuis aan een offerte, werkt die later op kantoor verder uit en opent hetzelfde document ’s middags bij een klant. Geen bestanden mailen naar zichzelf, geen verschillende versies en geen gedoe met een computer die alleen op één locatie toegang geeft. Dat is precies waar werkplekken in de cloud hun waarde laten zien.

De moderne werkplek draait steeds minder om een vaste computer en steeds meer om toegang. Medewerkers willen veilig bij hun bestanden, software en communicatie kunnen, ongeacht waar ze werken. Voor organisaties betekent dat meer flexibiliteit, maar ook meer grip als de omgeving goed wordt ingericht.

Niet de computer maar de medewerker staat centraal

Bij een traditionele werkomgeving hangt veel af van één apparaat of één locatie. Bestanden staan lokaal, software is afzonderlijk geïnstalleerd en medewerkers zijn soms afhankelijk van een verbinding met het bedrijfsnetwerk.

Bij een cloudwerkplek verschuift dat uitgangspunt.

De medewerker logt in en krijgt toegang tot de middelen die nodig zijn voor het werk. Dat kan vanaf een laptop op kantoor zijn, maar ook vanaf huis of onderweg.

In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat een accountmanager bij een klant direct de nieuwste offerte kan openen, terwijl een collega op kantoor tegelijkertijd informatie aanvult.

De digitale werkplek beweegt mee met het werk.

Samenwerken zonder vijf versies van hetzelfde bestand

Veel organisaties herkennen het probleem van documenten met namen als ‘offerte_definitief’, ‘offerte_definitief2’ en ‘offerte_echt_definitief’.

Wanneer bestanden lokaal worden opgeslagen en voortdurend per e-mail heen en weer gaan, ontstaan snel meerdere versies.

In een goed ingerichte cloudomgeving werken medewerkers veel vaker vanuit één centrale versie. Collega’s kunnen afhankelijk van de gebruikte software tegelijk werken, opmerkingen toevoegen en wijzigingen terugzien.

Dat levert niet alleen tijdwinst op. Het verkleint ook de kans op fouten.

Een medewerker hoeft niet meer te bedenken welke bijlage de nieuwste is. De actuele versie staat op de plek waar iedereen die nodig heeft erbij kan.

Nieuwe collega op maandag, klaar om te werken

Een nieuwe medewerker start en moet toegang krijgen tot e-mail, bestanden, software, gedeelde mappen en interne systemen.

Zonder centraal beheer kan zo’n eerste werkdag al snel bestaan uit wachtwoorden aanvragen, programma’s installeren en wachten tot alle rechten goed staan.

Bij werkplekken in de cloud kan een groot deel daarvan vooraf worden ingericht.

Denk aan:

• Een gebruikersaccount aanmaken;
• Standaardsoftware beschikbaar stellen;
• Toegangsrechten toewijzen;
• Gedeelde bestanden koppelen;
• Beveiligingsinstellingen toepassen.

Daardoor kan een nieuwe collega sneller daadwerkelijk beginnen met werken.

Hetzelfde principe werkt andersom bij iemand die uit dienst gaat. Toegang kan centraal worden ingetrokken, zonder dat overal afzonderlijk accounts moeten worden opgespoord.

Flexibiliteit zonder controle te verliezen

Meer vrijheid voor medewerkers klinkt aantrekkelijk, maar organisaties willen tegelijkertijd weten wie toegang heeft tot bedrijfsinformatie.

Juist daar wordt centrale inrichting belangrijk.

Niet iedere medewerker hoeft immers alles te kunnen zien. Een administratief medewerker heeft andere rechten nodig dan een accountmanager of directielid.

Een cloudomgeving maakt het mogelijk om rechten per gebruiker of functie in te richten. Ook extra beveiligingslagen, zoals multifactorauthenticatie, kunnen centraal worden toegepast.

Dat zorgt voor een betere balans tussen flexibel werken en controle houden.

Wat gebeurt er als een laptop kapotgaat

Een koffiekop die omvalt over een laptop is vervelend. Nog vervelender wordt het wanneer belangrijke bestanden alleen op dat apparaat staan.

Bij een cloudgerichte werkplek zijn bedrijfsgegevens veel minder afhankelijk van één specifieke computer.

Wanneer een laptop uitvalt, kan een medewerker vaak op een ander apparaat inloggen en verder werken.

De hardware moet natuurlijk nog steeds vervangen worden, maar het probleem wordt kleiner wanneer documenten, e-mail en applicaties niet uitsluitend lokaal beschikbaar zijn.

Dat maakt een organisatie minder kwetsbaar voor alledaagse incidenten.

Een cloudwerkplek is meer dan Microsoft 365 installeren

Een veelgemaakte denkfout is dat een cloudwerkplek simpelweg betekent dat medewerkers een paar online programma’s gebruiken.

De echte winst zit juist in de samenhang.

Hoe worden bestanden opgeslagen? Wie heeft welke rechten? Hoe worden apparaten beheerd? Wat gebeurt er bij verlies of diefstal? Hoe worden accounts beveiligd? Welke applicaties moeten medewerkers overal kunnen gebruiken?

Wanneer die onderdelen los van elkaar worden ingericht, ontstaat alsnog een versnipperde ICT-omgeving.

Een goede cloudwerkplek vraagt daarom eerst om inzicht in hoe medewerkers daadwerkelijk werken.

Schaalbaarheid wordt belangrijk zodra je groeit

Voor een organisatie met vijf medewerkers voelt het misschien nog logisch om veel handmatig te regelen.

Bij twintig, vijftig of honderd medewerkers wordt dat een ander verhaal.

Iedere nieuwe collega brengt extra accounts, software, rechten en apparaten mee. Zonder standaardisatie neemt de beheerlast steeds verder toe.

Cloudwerkplekken maken het makkelijker om die processen centraal te organiseren.

Daardoor groeit niet alleen het aantal medewerkers, maar hoeft de complexiteit van ICT niet in hetzelfde tempo mee te groeien.

Technologie die het werk juist eenvoudiger maakt

De beste digitale werkplek is uiteindelijk niet degene met de meeste functies.

Het is de omgeving waar medewerkers zo weinig mogelijk over hoeven na te denken.

Ze loggen in, vinden hun bestanden, openen hun software en kunnen samenwerken met collega’s zonder allerlei technische omwegen.

Precies daarin zit de kracht van werkplekken in de cloud. Ze maken organisaties flexibeler, verminderen de afhankelijkheid van één apparaat en geven tegelijkertijd mogelijkheden om toegang en beveiliging centraal te regelen.

Cloudwerken is daarmee geen doel op zichzelf. Het is vooral een manier om ICT beter te laten aansluiten op hoe mensen vandaag daadwerkelijk werken.