Kunstmatige intelligentie verandert de manier waarop organisaties werken. Van het automatisch verwerken van documenten tot het analyseren van financiële gegevens: slimme technologie maakt steeds meer processen sneller en efficiënter. Maar hoe meer werkzaamheden worden geautomatiseerd, hoe belangrijker het wordt om te controleren of alles betrouwbaar, veilig en volgens de regels verloopt.

Vooral bij gemeenten, overheidsinstellingen en andere organisaties die met gevoelige informatie werken, krijgt interne controle daardoor een nieuwe betekenis. In oktober 2026 is de Europese AI Act al deels van toepassing en bereiden organisaties zich voor op verdere verplichtingen in 2027. Tegelijkertijd blijft het belangrijk om bestaande bedrijfsprocessen goed te controleren. Hoe combineer je technologische innovatie met betrouwbare interne beheersing? Deze zeven aandachtspunten helpen organisaties om de juiste balans te vinden.

1. Breng in kaart waar kunstmatige intelligentie wordt gebruikt

Een goede interne controle begint met inzicht. Toch weten organisaties niet altijd precies waar kunstmatige intelligentie wordt ingezet.

Medewerkers gebruiken bijvoorbeeld AI-tools om rapportages te maken, documenten te controleren of grote hoeveelheden gegevens te analyseren. Ook binnen financiële administraties en gemeentelijke processen kan automatisering een steeds grotere rol spelen.

Maak daarom een overzicht van alle gebruikte AI-toepassingen. Noteer welke afdelingen ermee werken, welke gegevens worden verwerkt en wie verantwoordelijk is voor het systeem.

Door deze informatie centraal vast te leggen, wordt het eenvoudiger om risico’s te herkennen en passende maatregelen te nemen.

2. Zorg voor duidelijke regels rondom AI-gebruik

Kunstmatige intelligentie kan organisaties veel voordelen bieden, maar zonder duidelijke afspraken ontstaan er gemakkelijk risico’s.

Denk bijvoorbeeld aan vertrouwelijke informatie die onbedoeld in een externe AI-tool terechtkomt. Of aan automatisch gegenereerde analyses die worden gebruikt zonder dat iemand de uitkomsten controleert.

Met AI governance kunnen organisaties structuur aanbrengen in het verantwoord ontwikkelen, gebruiken en beheren van kunstmatige intelligentie.

Daarbij gaat het onder andere om het vastleggen van verantwoordelijkheden, het beoordelen van risico’s en het controleren van de werking van AI-systemen.

Het belangrijkste doel is niet om innovatie tegen te houden, maar om ervoor te zorgen dat nieuwe technologie op een veilige en betrouwbare manier wordt gebruikt.

3. Verbind nieuwe technologie met bestaande interne controles

Veel organisaties hebben al uitgebreide procedures om financiële processen en belangrijke bedrijfsactiviteiten te controleren. Nieuwe AI-toepassingen hoeven daarom niet volledig los te staan van bestaande controlemaatregelen.

Voor gemeenten en andere decentrale overheden speelt de VIC hierbij een belangrijke rol. Deze verbijzonderde interne controle richt zich onder andere op de betrouwbaarheid van financiële informatie en de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen.

Wanneer AI wordt gebruikt binnen zulke processen, is het verstandig om ook de bijbehorende risico’s mee te nemen in de controleaanpak.

Stel bijvoorbeeld dat een gemeente kunstmatige intelligentie inzet om financiële documenten automatisch te beoordelen. Dan is het belangrijk om vast te stellen of de uitkomsten betrouwbaar zijn, welke controles plaatsvinden en wie afwijkingen onderzoekt.

Door traditionele interne controles en nieuwe digitale risico’s met elkaar te verbinden, ontstaat een completer beeld van de organisatie.

4. Leg verantwoordelijkheden duidelijk vast

Een van de grootste uitdagingen bij geautomatiseerde processen is het bepalen wie verantwoordelijk is voor de uitkomsten.

Wanneer een medewerker een financiële beoordeling uitvoert, is meestal duidelijk wie deze heeft gecontroleerd. Bij een geautomatiseerd systeem kan die verantwoordelijkheid minder vanzelfsprekend zijn.

Daarom is het verstandig om vooraf afspraken te maken.

Wie mag een AI-toepassing inzetten? Wie beoordeelt de betrouwbaarheid van de resultaten? En wie grijpt in wanneer het systeem een fout maakt?

Zorg dat iedere toepassing een duidelijke eigenaar heeft en dat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen met vragen.

Ook menselijke controle blijft belangrijk, vooral wanneer automatisch gegenereerde informatie invloed heeft op financiële beslissingen of de behandeling van burgers.

Heldere verantwoordelijkheden maken processen niet alleen veiliger, maar zorgen ook voor minder onduidelijkheid tijdens audits.

5. Maak controlewerkzaamheden aantoonbaar

Een organisatie kan allerlei beveiligingsmaatregelen invoeren, maar moet ook kunnen laten zien dat deze maatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Daarom is goede documentatie essentieel.

Leg bijvoorbeeld vast welke controles zijn uitgevoerd, welke risico’s zijn beoordeeld en welke verbeteracties daaruit zijn voortgekomen.

Bij veel organisaties staat deze informatie verspreid over spreadsheets, documenten en e-mails. Dat maakt het lastig om een volledig overzicht te behouden.

Gespecialiseerde software kan helpen om controles, bevindingen en opvolgacties centraal vast te leggen.

Trustbound biedt oplossingen waarmee organisaties governance, risicomanagement en interne controle overzichtelijker kunnen organiseren. Door processen en verantwoordelijkheden vanuit één gestructureerde omgeving te beheren, wordt het gemakkelijker om de voortgang te volgen.

Dat is niet alleen handig voor medewerkers die controles uitvoeren, maar ook voor managers, auditors en accountants die inzicht nodig hebben in de kwaliteit van de interne beheersing.

6. Bereid je voor op strengere eisen en veranderende risico’s

De regelgeving rondom kunstmatige intelligentie blijft zich ontwikkelen. De Europese AI Act bevat verplichtingen die gefaseerd van toepassing worden, afhankelijk van het type systeem en de rol van de organisatie.

Voor bepaalde AI-systemen met een hoog risico gelden vanaf december 2027 aanvullende verplichtingen. Niet iedere AI-toepassing valt echter onder dezelfde regels.

Het is daarom belangrijk om te onderzoeken welke wettelijke eisen daadwerkelijk van toepassing zijn op de systemen binnen jouw organisatie.

Daarnaast blijven bestaande regels rondom privacy, informatiebeveiliging en financiële verantwoording belangrijk.

Maak compliance onderdeel van de reguliere planning. Controleer periodiek of processen nog voldoen aan de relevante wetgeving en pas interne richtlijnen aan wanneer dat nodig is.

Zo voorkom je dat nieuwe verplichtingen pas op het laatste moment aandacht krijgen.

7. Gebruik interne controle als hulpmiddel voor verbetering

Interne controles worden soms gezien als een verplicht onderdeel van de administratie. Toch kunnen ze veel meer opleveren dan alleen een goedkeurend oordeel.

Door regelmatig te onderzoeken hoe processen verlopen, ontdek je waar werkzaamheden efficiënter kunnen en waar risico’s ontstaan.

Misschien blijkt dat bepaalde financiële handelingen onnodig veel tijd kosten. Of dat medewerkers regelmatig dezelfde gegevens handmatig moeten controleren.

Kunstmatige intelligentie kan helpen om zulke knelpunten te verminderen, mits de toepassing betrouwbaar is en de juiste controles aanwezig zijn.

Het is daarom slim om interne controle niet alleen te gebruiken om fouten achteraf te ontdekken, maar ook om processen structureel te verbeteren.

Een praktische aanpak bestaat uit het beoordelen van risico’s, het uitvoeren van controles, het analyseren van bevindingen en het opvolgen van verbetermaatregelen.

Door deze cyclus regelmatig te herhalen, blijft de organisatie zich ontwikkelen.

Waarom een gezamenlijke aanpak in 2027 belangrijk wordt

De combinatie van digitalisering, automatisering en toenemende regelgeving zorgt ervoor dat organisaties steeds meer aandacht moeten besteden aan risicobeheersing.

Dat geldt zeker voor gemeenten en publieke instellingen, waar betrouwbare financiële informatie en een zorgvuldige omgang met gegevens essentieel zijn.

Wanneer AI-beheer, informatiebeveiliging en interne controles afzonderlijk worden georganiseerd, bestaat het risico dat belangrijke verbanden over het hoofd worden gezien.

Een gezamenlijke aanpak maakt het mogelijk om kennis uit verschillende afdelingen te combineren.

IT-specialisten kunnen bijvoorbeeld technische risico’s beoordelen, terwijl financiële medewerkers zich richten op de betrouwbaarheid van administratieve processen. Complianceprofessionals bewaken vervolgens de toepasselijke regelgeving.

Door samen te werken vanuit duidelijke afspraken en een centraal overzicht, ontstaat een organisatie die beter in staat is om nieuwe technologie verantwoord te gebruiken.

Van controle naar vertrouwen in de digitale toekomst

Kunstmatige intelligentie biedt organisaties volop kansen om slimmer en efficiënter te werken. Toch vraagt succesvolle digitalisering om meer dan alleen nieuwe software.

Betrouwbare processen, duidelijke verantwoordelijkheden en goed georganiseerde interne controles blijven onmisbaar.

Wie in het najaar van 2026 alvast voorbereidingen treft voor 2027, kan beginnen met het inventariseren van bestaande AI-toepassingen en het beoordelen van de bijbehorende risico’s. Vervolgens kunnen deze inzichten worden